電話コミュニケーションでは、しっかりとした敬語を使えることは、基本中の基本です。
しかし、普段は敬語を使い慣れていないと電話で遣おうとしても無理があります。いざ電話になると敬語が使えないという人も、多くいます。
普段の生活から、正しい敬語を使うように練習しましょう。
敬語は、以下のような使い方の組み合わせになります。
「尊敬語」
相手に対して直接敬意を表す言葉。
「会う」→「お会いになる」
「あげる」→「くださる」
「食べる」→「召し上がる」
など。
社内の人には尊敬語を使うのが基本です。
「謙譲語」
自分がへりくだり、謙虚さを表すことで、相手を敬う言葉。
「会う」→「お目にかかる」
「あげる」→「差し上げる」
「食べる」→「頂戴する」「いただく」
など。
自分や自分の会社、社員に関することには、謙譲語を使うのが基本です。
「丁寧語」
ものごとを丁寧に表現し、相手に敬意を表す言葉。
「会う」→「会います」
「あげる」→「あげます」
「食べる」→「食べます」
など。
お客様からの電話で、「田中部長、いらっしゃいますか？」
という問いかけに「田中部長ですね。少々お待ちください」
と言ってしまう社員も多いようですが、「田中部長」というのは、社内での呼び名なので、
「田中ですね。少々お待ちください」
と、役職名で呼ばないようにしましょう。こんな簡単な事ですが意外とできていない社員が多いものです。電話応対だけでその会社の教育レベルも瞬時でわかってしまいます。逆に、しっかりとしていると教育が行き届いた会社で企業イメージ、信頼度、高感度もぐん〜とアップします。商談、交渉にも優位に展開します。
基本的なビジネス用語
慣れるまで練習して、自然と口から出るようにします。
そうですか → さようでございますか
できません → できかねます
ありません → ございません
いいですか？ → よろしいでしょうか？
言っておきます → 伝えておきます
どうですか？ → いかがでしょうか？
わかりました → かしこまりました
